La resistencia al cambio frena la implementación de la e-factura en el sector logístico

Las empresas en el sector del transporte y la logística ofrecen cada vez más servicios digitalizados, como la factura electrónica por su simplicidad y dinamismo. A pesar de ello, muchas de las compañías mantienen la posibilidad de recibir la facturación en papel, pues todavía existe una gran cantidad de clientes que no renuncian a este formato. Además, como reconocen actores de diversos segmentos del ámbito logístico, existe una cierta reticencia a las e-facturas y también tecnológicos, especialmente en el caso de las pymes.

La factura electrónica se implantó hace más de una década en las divisiones de DHL Express y Parcel. La compañía sitúa su grado de implantación en el 93%, “ya que todavía algunas empresas insisten en mantener sus facturas en papel”. Este servicio ofrece múltiples ventajas de gestión como el envío inmediato de la factura por correo electrónico, así como la descarga de cualquier factura del histórico de los usuarios en el formato deseado incluido CSV, convertible a Excel. La facturación electrónica “se ha convertido en un requisito imprescindible para nuestros nuevos clientes”, han asegurado desde DHL Express.

El director financiero de Transfesa Logistics, Pedro Úbeda, ha señalado, por su parte, que el grupo Transfesa “se adapta al cliente en materia de facturación”. La compañía de logística ferroviaria es capaz de emitir facturas en formato PDF con certificado, integrarse con sistemas EDI, recibir auto-factura del cliente o bien ingresar facturas en los propios sistemas del cliente. Asimismo, en materia de proveedores poseen además un sistema de escaneo e integración en el sistema SAP para las facturas en papel, con el cierre de las mismas por número de pedido.  

Uno de los frenos a su implantación es la resistencia al cambio y los problemas tecnológicos

El sector marítimo también ofrece la posibilidad de emitir e-facturas. Baleària, por ejemplo, implementó este servicio en 2008. De hecho, ha sido la primera naviera en enviar a las agencias de viajes las facturas en formato electrónico, ha afirmado la empresa. Baleària emplea el portal e-Factura de Banc Sabadell, desarrollado por Indra, para la emisión de las facturas electrónicas. En cuanto a las facturas recibidas, ya sea en formato PDF o en papel, se digitalizan a través de un software de Automatización Robótica de Procesos (Opentext & SAP), que permite reconocer los pedidos y contabilizar las facturas recibidas de forma automática.

Chep España, el proveedor de soluciones para la cadena de suministro, ha implementado recientemente la factura electrónica a su operativa. Según ha explicado la compañía, el cambio de formato, que se inició en 2018, se ha realizado de forma paulatina. En este mes de septiembre se han enviado un total 2.518 facturas originales a los clientes españoles de Chep, de los cuales 2.089, es decir el 82%, han recibido la factura en formato digital. Aquellos que la reciben en formato digital aseguran estar satisfechos, “pues tienen la posibilidad de desglosar cada concepto de forma rápida y sencilla”, ha señalado Chep. Para la propia compañía, este servicio permite analizar costes y potenciales ahorros, así como reducir tiempos de gestión. No obstante, uno de los frenos a su implantación total es la “resistencia al cambio” y los problemas tecnológicos “debido a los sistemas informáticos de los clientes, que a menudo no están lo suficientemente actualizados”. 

LA IMPLANTACIÓN DE LA FACTURA ELECTRÓNICA EN ESPAÑA
Las empresas del sector destacan el uso de este servicio digital como una opción eficiente gracias a la rapidez de su uso, su gratuidad para el cliente, la comodidad a la hora de recibir la factura en múltiples formatos, entre otros beneficios para el medioambiente y los propios clientes. Según la empresa de soluciones de intercambio electrónico grupo Seres, el uso de la factura electrónica aporta importantes ahorros en costes de facturación, de gestión, de almacenamiento, de tiempo, en tareas rutinarias y en CO2. La emisión de facturas tiene un coste aproximado por unidad de 4,45 euros cuando se realiza en papel y de 1,64 euros cuando se utiliza el formato electrónico, ha cuantificado el grupo. Además, ha subrayado que “la diferencia es aún mayor cuando se trata de la recepción de facturas, que pasa de los 7,22 euros en papel a solo 2,27 euros en formato electrónico”. 

La emisión de facturas cuesta por unidad 4,45 euros en papel y 1,64 euros en formato electrónico, según Seres

Además, según un estudio de Seres sobre la implantación de este servicio en España 2017-2018, el auge del ecommerce impulsará el uso de la factura electrónica en el sector de la paquetería. De acuerdo con este estudio, el número de facturas electrónicas procesadas en 2018 en España ha ascendido a 181 millones de documentos, el 14,92% más que en 2017. Del total, 147 millones correspondieron a transacciones entre empresas (B2B), 22 millones a operaciones entre empresas y las administraciones públicas (B2G) y 11 millones a la venta de empresas a particulares (B2C).