Una tecnología demasiado lenta para un almacén centenario
“Todos los negocios están ocupados por la tecnología… ¿Todos? ¡No! Un almacén de operativas casi totalmente manuales y gestionado por una irreductible saga familiar resiste, todavía y como siempre, al invasor”. El lector más avezado habrá identificado de sobra la verdadera procedencia de esa famosa coletilla de nuestra infancia. Más allá de la metáfora, es innegable que la tecnología es un brazo más de cualquier tipo de negocio. Es un hecho que no podemos vivir sin tecnología. Ni siquiera los negocios más tradicionales, cuyos dueños ya no huyen de ella. Sin embargo, siempre hay una excepción a la norma: en la actualidad, los mandos operativos de cualquier cadena logística prometen que la tecnología jamás suplirá las tareas del ser humano, que es la base de las empresas, mientras los trabajadores miran a herramientas como el blockchain o la inteligencia artificial con la ceja levantada. ¿Cómo asegurar que la tecnología sólo existe para ayudar, y no para sustituir?
“No podemos vivir sin tecnología, pero la tecnología es demasiado lenta para el mostrador”
María Rueda Cuarta generación y jefa del área administrativa del Almacén de Pontejos
Como siempre, el misterio está en lograr un equilibrio. Las tareas más tediosas, las más repetitivas y las que más tiempo quitan deben quedarse para los avances tecnológicos. Las demás, las ejecuta el ser humano. Y si puede ser a mano, mejor. Al menos es así como, después de 111 años, sigue funcionando la logística en una de las tiendas-almacén más famosas de Madrid. La mercería y establecimiento de costura Almacén de Pontejos se vale de un método de trabajo totalmente tradicional: la utilización de la cabeza, una mano que sujete un boli, un papel y los cinco sentidos puestos en el negocio. La ayuda la recibe únicamente de un conjunto de ordenadores con un sistema informático donde consultan y actualizan el stock disponible. “No podemos vivir sin tecnología, pero la tecnología es demasiado lenta para nuestro mostrador”. María Rueda es la jefa del área administrativa del Almacén de Pontejos y la cuarta generación del negocio.
Es consciente de que su frase choca con la que se supone que debe ser la funcionalidad principal de la tecnología: ganar en rapidez. Por ello, explica: “Nosotros seguimos haciendo cuentas en papel. Yo atiendo a tres clientas a la vez y generar electrónicamente una cuenta para cada una de ellas simultáneamente suma muchos segundos en los que la tecnología necesita “pensar”, refrescarse, volver al inicio… Esos segundos multiplicados por siete horas y media al día son muchos segundos”. La mecánica del negocio empieza por entender que la propia tienda, Pontejos, es la primera clienta del almacén propiamente dicho, indica María Rueda. El conjunto tiene tres plantas que ocupan prácticamente todo el edificio. La planta de la tienda es la central y el almacén se distribuye por el piso superior y la planta cueva con una red de pasillos conectados entre sí mediante escaleras. Cada superficie mide entre 250 y 300 metros cuadrados.
Para controlar el stock, en cada una de las escaleras hay un ordenador donde consultar, según se pasa al lado, las entradas y salidas de inventario de la mercería, teniendo en cuenta que todo el producto que está colocado en tienda a la vista del cliente se referencia como vendido. El negocio dispone de una tienda online que se nutre de este mismo sistema y del almacén de la planta de arriba. “El único problema es que hemos tenido que acostumbrarnos a mirar primero en el ordenador a ver si hay stock disponible, en lugar de subir y bajar para comprobarlo, como se hacía antes”, reconoce María Rueda. El inventario del Almacén de Pontejos cuenta con 60.000 referencias clasificadas por tipo de artículo, tamaño y color, y en la web existen unas 30.000. “Puedes comprar una unidad de productos o 500 metros de producto. Si quieres 1.000, nos das una semana y te lo conseguimos”, afirma María Rueda. Los materiales llegan principalmente de España y de Europa. En este último caso, Francia, Italia y República Checa son los mercados elegidos habitualmente para importar hilos, botones y abalorios, respectivamente.
El Almacén de Pontejos trabaja con GLS y Nacex para los envíos nacionales y con UPS para los internacionales
Por lo general, el transporte por carretera es el medio fetiche en Pontejos para sus importaciones, incluidas las que llegan a través de otros almacenistas españoles. Las únicas importaciones directas que realiza son un par de pedidos al año que realizan a India y Turquía, “así que esperamos a tener bastante necesidad de material para que el transporte desde allí nos salga a cuenta”, explica la jefa de área. El sistema de envíos se basa también en el mismo mecanismo de transporte, tanto a nivel nacional como internacional. Los pedidos salen diariamente a todo el mundo sin que intervengan intermediarios ni gigantes de comercio electrónico. Sólo intervienen las empresas especializadas en paquetería de última milla y operadores de transporte de mercancías internacionales. “En los envíos en España trabajamos con GLS, de España al mundo con UPS y hacia Canarias con Nacex”, detalla Rueda, que no quiere ni oír hablar de Amazon ni de operadores similares. Todo lo que venden se centraliza a través de su propio negocio. “Amazon nos pidió los 200 mejores artículos que tuviéramos en el almacén. Le dijimos a Amazon que hiciera su trabajo por su cuenta, que nosotros haremos el nuestro por la nuestra”.
TRAZABILIDAD EN UN ORDENADOR PORTÁTIL EN LA TAPA DE UNA CAJA
Las nuevas herramientas están programadas con lenguaje matemático. Por tanto, el código que generan para informar de la ubicación de un producto es un código de siete cifras. Teniendo en cuenta que el Almacén de Pontejos puede trabajar con hasta 500 variedades de producto de diez fabricantes distintos, “a ver quién memoriza un código de siete cifras por cada artículo que necesites”, apunta Rueda. De ahí que en Pontejos se renombre el código generado por la tecnología para cada tipo de artículo con una nomenclatura propia basada en números del 1 al 999, colores, tamaños, material y tipo de soporte (tablillas, madejas, rollos, piezas, bobinas, etc), entre otros criterios. Todos esos artículos se reparten de dos formas por el almacén: los artículos pequeños y de mayor rotación se reparten en 300 cajones que hay detrás del mostrador de la tienda o bien en los estantes más bajos del almacén.
Los productos de menor rotación se relegan a las zonas más altas de las estanterías. Los catálogos también van nomenclaturizados con los mismos parámetros que los cajones del mostrador, las leyendas de las estanterías del almacén y las cajas, las cuales están hechas manualmente por los propios empleados de Pontejos. Todo para asegurar el ahorro máximo de tiempo en la titánica tarea de buscar un artículo determinado entre las miles de referencias inventariadas y de poner el mayor orden posible en medio de un aparente caos. “La tecnología es útil”, vuelve a insistir María Rueda, “pero a veces lo es más tenerlo todo inventariado en condiciones”. Dicho inventariado se revisa todas las mañanas, por ejemplo, en el caso de las puntillas, que se clasifican y se reponen a mano con ayuda de unas tablillas. La información de stock va a continuación al ordenador. Implantar cualquier otro tipo de sistema (picking o packing, por ejemplo), además de costoso, sería inviable por la morfología del almacén.
De hecho, las cajas de la tienda son un sistema de clasificación por sí mismo. Prácticamente todas incorporan un código de barras para comprobar el precio de los artículos que contienen y están hechas a medida para contener ni más ni menos que la cantidad necesaria de productos que se van a vender. En el almacén, van numeradas y en orden de izquierda a derecha y de arriba abajo. En tienda, el interior de las tapas es lo que la responsable llama ordenador portátil: a lápiz, anotan medidas existentes del producto, precio y una misteriosa ‘R’. “La ‘R’ normal es que hay reserva en stock. Si la ‘R’ está tachada es que no hay”, resume Rueda. Es lo que hoy llamamos trazabilidad: saber qué hay y dónde está. Un último apunte: ante este periódico, una señora pedía a un dependiente un artículo determinado. Tras unos minutos pensando mucho, consultando las cajas, los cajones, los muestrarios y haciendo memoria, el dependiente finalmente admitía que lo que la señora pedía no estaba inventariado. Y le respondía con una frase que suele atribuirse a Pontejos: si no está ahí, no se ha inventado. “No, aquí no tenemos. Yo creo que eso no existe”.
