El nuevo sistema de importación entra en vigor con mayores retos técnicos y de inversión

El sistema de importación H1 entra en vigor este mismo martes y supone un nuevo sistema que reemplaza al Documento Único Administrativo (DUA), el formulario oficial hasta ahora que servía para declarar mercancías en la Unión Europea (EU) y calcular impuestos. El nuevo H1 tiene como objetivo incorporar los reglamentos de aplicación a las declaraciones de importación y adaptarlas a los requisitos del Código Aduanero de la Unión (CAU). Una de sus principales herramientas para conseguirlo es la total digitalización de todos los procesos para mejorar la eficiencia, trazabilidad y seguridad en las operaciones, al tiempo que se exige una mayor calidad y precisión de los datos declarados. Todo ello forma parte del proceso de modernización y digitalización de las aduanas impulsado en la UE. Su puesta en marcha debe consolidar la implementación del Despacho Centralizado Europeo (CCI), que permitirá a los operadores la tramitación de importaciones en un único punto para toda la UE. Los cambios exigen mayor calidad y precisión en los datos declarados y un despacho centralizado a través de nuevas casillas. Todo ello implica una mayor complejidad técnica y una inversión mayor en tecnología.

“No se trata de un simple reemplazo del DUA, sino de un modelo de gestión aduanera electrónico”
Albert Fitó Consultor experto en aduanas y comercio exterior, y socio director de Telos Knsult

Igualmente, con la llegada de estos cambios desaparecen algunos regímenes aduaneros y se permite una serie de cambios en las declaraciones más ágiles que con el DUA antiguo, implementando validaciones automáticas para intentar reducir errores. La compañía Grupo Arola admite que “algunas cosas son más complejas y otras son más sencillas”, dependiendo del tipo concreto de escenario, si bien cualquier tipo de cambio a estos niveles conllevan cierta complejidad. “Los cambios más relevantes han sido la adaptación de nuestros sistemas informáticos y procesos internos ligados a la gestión aduanera así como la gestión de la formación de los usuarios finales”, explican fuentes de la empresa. Para la Federación Española de Transitarios (Feteia), la llegada del nuevo sistema supone un paso más en la informatización de los procesos aduaneros, que comenzó con los procesos de exportación a través del DUA. En opinión de su secretario técnico, Martín Fernández, “con todos estos cambios surgen problemas e incidencias: muchas operaciones que ya se han probado reportan fallos”, si bien lo achaca a un periodo de adaptación transitorio y espera que el paso del tiempo vaya reduciendo la tasa de incidencias.

El objetivo último del plan es optimizar la burocracia, reducir pasos, eliminar el papel y generar, en definitiva, una ventanilla única donde queden aglutinados todos los actores implicados en los procesos aduaneros en un envío internacional de mercancías. Sin embargo, Fernández solicita algo más de velocidad en la consecución de esta finalidad porque el proyecto está lejos de encontrarse en esta fase. Además, señala, “a mucha gente le cuesta dejar el papel”. Precisamente, la sustitución del papel por el intercambio digital de datos y de documentos es la piedra angular de la declaración H1, como señala el consultor experto en aduanas y comercio exterior, y socio director de Telos Knsult, Albert Fitó. “No se trata de un simple reemplazo del formulario DUA, sino de un nuevo modelo de gestión aduanera totalmente electrónico”, explica. Además, exige un mayor nivel de detalle y una información más precisa y rigurosa, ya que su funcionamiento radica en incrementar la interoperabilidad de las aduanas españolas con otros sistemas de autoridades gubernamentales, distintas de las aduaneras, que también intervienen en la gestión de las importaciones, “comprobando en tiempo real la coherencia de los datos y obligando a una calidad de la información mucho más estricta”, completa Fitó.

“Solicitamos mucha información pública y se están organizando reuniones para explicar el H1”
Martín Fernández Secretario técnico de Feteia

Por ello, transitarios y empresas de software para transitarios se han lanzado a preparar guías, recursos, charlas y cursos para ayudar a los usuarios a adaptarse al nuevo sistema. Entre ellas está Bytemaster, que celebraba un encuentro online la semana pasada con la intención de presentar la nueva interfaz y funcionalidades de su herramienta para el trasporte internacional de mercancías aérea, marítima, terrestre, almacén y aduanas. Su director de Operaciones, Andreu Camps, cuantifica en más de 2.500 horas las labores sólo de desarrollo. “Poco a poco hemos ido incorporando a más usuarios y seguimos en ese camino para hacer una transición lo más suave posible”, manifesta. Según admitió Bytemaster durante esta presentación, algunos de sus usuarios habituales ya han “sufrido las consecuencias de esta adaptación”, que básicamente también radica en nueva mensajería electrónica con la Agencia Tributaria (AEAT), entre otras cuestiones.

“El departamento de Aduanas de la AEAT ha realizado multitud de tareas de divulgación y comunicación que han permitido que los operadores finales podamos asumir los cambios de manera menos problemática“, detallan desde Arola. Por su parte, organizaciones como Feteia se están encargando de centralizar consultas de las empresas transitarias usuarias del sistema para evitar el colapso de los buzones de consultas, como describe Martín Fernández. “Solicitamos mucha información pública y se están organizando bastantes encuentros para explicar el H1, sobre todo desde la propia Agencia Tributaria”. Para abordar estas tareas, Feteia está tomando el ejemplo de lo sucedido con el sistema de exportación, que pasó por una fase similar al eliminar la fase de papel, si bien “algunos países continuaban empleando papel en alguno de los puntos del proceso y no terminaban de tener claro que había que comunicar esa particularidad. Nosotros intentamos solucionar ese tipo de problemas”.

Otro de los elementos que quedan obsoletos son los modelos de casillas tradicionales, correspondientes al DUA, que ahora se sustituyen por uno alternativo. Un punto donde, en el caso de los representantes aduaneros, el primer paso ha sido adaptar sus sistemas informáticos y los procedimientos de presentación de declaraciones. “Mientras que anteriormente se presentaba una única declaración DUA, con el nuevo sistema se requiere gestionar una secuencia de mensajes, como el H1 (declaración de importación) y el I2 (presentación de las mercancías), así como posibles declaraciones complementarias”, explica el presidente del Consejo General de Agentes de Aduanas, Antonio Llobet. Y todo ello conlleva una inversión de capital que, si bien los expertos no cuantifican, sí coinciden en que es generosa porque deberá afrontar gastos de actualización de los procedimientos de gestión “para garantizar la rigurosidad en la calidad de los datos y los documentos que exige el nuevo entorno, así como la formación necesaria del personal involucrado para minimizar errores y pérdida de productividad inicial”, detalla Albert Fitó (Telos Knsult).

Más allá de las medidas que deberán tomar los agentes aduaneros, si nos centramos en los operadores económicos, es decir, de importadores y exportadores como tal, “las estadísticas indican que más del 90% utiliza los servicios de un representante aduanero”, cuantifica Antonio Llobet (Consejo General de Agentes de Aduanas). “Esto significa que la gran mayoría estará plenamente preparada para afrontar este cambio, ya que el sector aduanero se ha adaptado al nuevo sistema y podrá asesorarles ante cualquier duda o necesidad que surja”, completa. Por su parte, según el presidente del Consejo General de Agentes de Aduanas, las empresas que se autodespachan “deberán haberse preocupado de adecuar sus sistemas de la misma forma que lo ha hecho el sector aduanero”.