15 de julio de 2024 | Actualizado 10:12
Lidia's Events / Bouclé Weddings

La logística del “sí, quiero”

La preparación de una boda implica una operativa más compleja de lo que pueda parecer a simple vista y que se inicia mucho antes del evento

El vestido blanco vaporoso recorre el pasillo para alcanzar el altar, los discursos se turnan el micrófono deseando felicidad a los novios y tras el “sí, quiero” y unas cuantas lágrimas por parte de los invitados llega el y “fueron felices y comieron perdices”. Ese es el final que siempre dibujan los cuentos y las comedias románticas. Aunque en esos casos la historia de amor deslumbra por completo, el cómo se consigue ese día perfecto que conlleva un trabajo antes, durante y después más complejo de lo que puede parecer a simple vista. ¿Cuál es la logística que construye el final del cuento? Rebobinamos a cámara rápida hasta casi un año antes del día del evento. Una pareja feliz con la sonrisa deslumbrante y los sueños por cumplir decide cómo será el día de su boda.

Las localizaciones propuestas por los wedding planner dependen de la capacidad y las facilidades logísticas

Lo primero es identificar y reservar el lugar de acuerdo a los gustos y elección de los novios. “Siempre ofrecemos las localizaciones pensando en la capacidad, ubicación y facilidades logísticas”, explica la empresa especializada en la organización de bodas Bouclé Weddings. En este sentido, recuerdan que se necesitan cámaras frigoríficas, espacio de almacenamiento y opciones para aparcar todas las furgonetas y camiones implicados. Para no dejar nada a la improvisación, los preparativos pueden conllevar entre diez meses y un año. “Una boda a nivel logístico implica una cuidadosa planificación y coordinación de todos los proveedores necesarios para que sea todo un éxito”, sostienen. Por su parte, desde la empresa de wedding planner Lidia’s Events subrayan que la logística nupcial implica coordinar múltiples aspectos, desde la selección de proveedores hasta la gestión del transporte y la instalación de la decoración.

Montaje previo al “Sí, quiero”

Una vez que los novios se han reunido con sus wedding planners y ya sabe todo lo que la pareja desea comienza la contratación de los servicios. A este respecto, puede que la empresa ya cuente con proveedores en cartera, que ella misma haya diversificado su negocio y ofrezca alguno de estos servicios o que contrate a proveedores diferentes según las necesidades y presupuesto de los clientes. Por ejemplo, la empresa de organización de bodas ‘El día que me case’ cuenta con la capacidad de ofrecer sus propios servicios de decoración. “También damos un servicio de diseño de decoración y subcontratamos los elementos de los que no dispongamos como, por ejemplo, los arcos que ahora están muy de moda para el altar”, explica su fundadora Berta Lemus García.

Ana Prieto de Lidia´s Events / Marc Fisa

Por su parte, la empresa ‘Bajo el Cielo’, asegura que no tiene cartera de proveedores, sino que trabajan directamente para los novios y les buscan el que “más se acerque a sus gustos, a sus necesidades y a su presupuesto”.  Al contrario ocurre con Bouclé Weddings, quienes establecen “relaciones sólidas con proveedores de confianza en toda España que cumplen con nuestros altos estándares de calidad y servicio”, subrayan.  Además, explican que, en la mayoría de los casos, “trabajamos con proveedores locales para evitar costes innecesarios para la pareja y para hacer más sostenible medioambientalmente el evento”.

Tras escuchar todas las peticiones, los engranajes de la logística nupcial comienzan a funcionar para “lograr que ese día soñado sea especial”. Además, las empresas de wedding planners aseguran que los clientes de sus servicios no suelen ser conscientes de todo el trabajo a nivel logístico que hay detrás de una boda. En ocasiones, piden cosas “llamativas que suponen desafíos logísticos”. En este sentido,  es necesario “encontrar soluciones creativas y trabajar en estrecha colaboración con proveedores especializados”, apuntan desde Bouclé Weddings cuando, por ejemplo, tienen que acceder a lugares remotos o gestionar productos pirotécnicos.

En cuanto a solicitudes sorprendentes, desde Lidia’s Events destacan las bodas temáticas en lugares inusuales, como castillos o bosques, y la incorporación de elementos extravagantes en la decoración, como animales exóticos. A este respecto, la fundadora de ‘El día que me case’ subraya que una pareja solicitó llegar al lugar de la celebración en globo aerostático. Por su parte, Bouclé Weddings recuerda que, en una ocasión, les pidieron transportar un vino específico que no estaba disponible en las Islas Baleares, donde se celebraban las nupcias. “Ante esta petición, nos pusimos en contacto directo con la bodega y coordinamos el transporte por avión de una cantidad determinada de botellas desde la Península hasta el lugar de la celebración”.

Se necesita una media de 8 a 10 furgonetas para una boda de tamaño medio de 150 personas

En cualquier caso, tras fijar la fecha, elegir el lugar de la celebración y contratar todos los servicios, ajustados a cada presupuesto, llega el día de la boda y la comida, la tarta, las flores, la música, las luces y hasta ese vino que ha surcado los cielos tienen que estar en sus puestos. Las empresas dedicadas a la organización de estos eventos aseguran que normalmente subcontratan servicios de transporte especializado, además el número de furgonetas o camiones varía según el tamaño de la boda y los elementos a transportar. Por poner un ejemplo, destacan desde Bouclé Weddings, para una boda de tamaño medio de 150 personas, se necesita una media de 8 a 10 furgonetas para mover todos los elementos necesarios de los distintos proveedores. Por ello, la consejera delegada de Lidia’s Events, Lidia Cañellas, señala que “trabajamos con diversos operadores logísticos especializados en transporte de equipos, mobiliario y decoración”. En cuanto al montaje, depende del tamaño y la complejidad de la boda, pero suele tomar 4 o 5 horas o incluso un día completo para asegurarse de que todo esté listo antes del evento.

Lidia´s Events/Piña colada Weddings

En términos de transporte, las empresas de wedding planner señalan que es necesario coordinar los horarios de cada proveedor para asegurarse de que todos los elementos lleguen a tiempo al lugar de la celebración y también que sean recogidos a tiempo cuando la celebración finalice. “Si es necesario, gestionamos el alquiler de vehículos especializados, como furgonetas de carga o camiones, para el transporte de equipos, decoración y suministros”, apostillan.  Además, para transportar elementos electrónicos o audiovisuales se contratan proveedores especializados, quienes se encargan de su transporte, instalación y configuración. “Estos profesionales también están presentes durante el evento para asegurarse de que todo funcione sin problemas y se toman precauciones adicionales, como embalaje adecuado y manejo delicado, para proteger los equipos y garantizar su correcto funcionamiento”, concretan desde Bouclé Weddings.

En cuanto a las flores que se posan en el altar, descansan en las mesas o decoran las manos de la novia, se suele trabajar con proveedores nacionales y de cercanía con el lugar de la boda. “Esto garantiza la calidad y frescura de las flores y también reduce costes de transporte y almacenamiento”.  Aunque Lidia Cañellas (Lidia´s Events) añade que también pueden trabajar con proveedores de importación para garantizar la variedad de flores frescas. Hoy día, “los medios de transporte incluyen aviones para importaciones y vehículos refrigerados para entregas locales”, reconoce.

La logística de las flores debe estar perfectamente engrasada para que estén en condiciones para el evento

Por otro lado, otro de los puntos fuertes de una boda es el banquete y, aunque los emplazamientos suelen contar con cámaras frigoríficas adecuadas para almacenar y mantener la comida en condiciones óptimas, en ocasiones la localización dificulta su almacenamiento. “Cuando es necesario transportar alimentos a la ubicación del evento, se utilizan furgonetas de transporte a temperatura controlada para garantizar la frescura y seguridad de los productos y si es necesario se alquilan cámaras frigoríficas”, señalan las empresas del sector. En este sentido, añaden que la cantidad de furgonetas requeridas depende de la cantidad de alimentos y el tamaño del evento, y se determina en función de los requisitos específicos de cada boda. Además, suelen trabajar con proveedores locales, al igual que los productos que utilizan, “aunque en las tartas nupciales, dependiendo del diseño, puede haber algún producto importado”, destacan desde Bouclé Weddings.  

Con los camiones descargados, las flores colocadas, los equipos enchufados y la comida en sus cámaras frigoríficas, el vestido blanco vaporoso puede alcanzar el altar listo para el “sí, quiero”. Quizá haya llegado en un globo aerostático, brinde con un vino o lance un ramo que han surcado los cielos, pero conseguir ese “y fueron felices y comieron perdices” es el final de este cuento y, claramente, el inicio de otra historia.